Ewidencja i wynagrodzenia / PORADNIK 18
Jak długo przechowywać dane tachografu i ewidencję?
Zatwierdzono merytorycznie przez właściciela serwisu · 10.10.2026
Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i statusu kierowcy. Nie należy utożsamiać archiwizacji plików DDD z terminem przechowywania pracowniczej ewidencji. [561: art. 10 ust. 5; praca: art. 25 i 26e]
Dane źródłowe i ewidencja to różne zbiory
Dane pobrane z karty i jednostki pojazdowej przechowuje się co najmniej 12 miesięcy po zarejestrowaniu i zapewnia ich dostępność kontrolującym. Rozporządzenie 165/2014 reguluje także przechowywanie wykresówek i wymaganych wydruków przez co najmniej rok po użyciu. [561: art. 10 ust. 5; tacho: art. 33 ust. 2]
Pracownik i kierowca niebędący pracownikiem
Ewidencję pracowniczą z art. 25 przechowuje się 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Dla ewidencji z art. 26d, dotyczącej wskazanych kierowców niepozostających w stosunku pracy, art. 26e przewiduje 2 lata. Starsze okresy i dokumentacja pracownicza mogą wymagać analizy przepisów przejściowych. [praca: art. 25 ust. 6 i art. 26d–26e]
Pobieranie nie jest przechowywaniem
Maksymalne okresy pobierania to 28 dni dla karty i 90 dla jednostki pojazdowej; liczy się dni z zarejestrowaną działalnością, a pobranie nie może powodować utraty danych. Te liczby nie wyznaczają momentu usunięcia archiwum. W kontroli drogowej zakres zapisów jest jeszcze innym zagadnieniem. [odczyty: art. 1; tacho: art. 36]
Z CODZIENNEJ PRAKTYKI
Praktyczny przykład
Firma nie powinna usuwać całej dokumentacji po roku tylko dlatego, że taki minimalny okres znalazła przy danych tachografu. Ewidencja zatrudnionego kierowcy podlega innej regule, a dokumenty źródłowe mogą nadal być potrzebne jako jej podstawa.
Scenariusz ilustracyjny, nie indywidualna interpretacja.Co to oznacza dla firmy?
Opracuj tabelę retencji: rodzaj zbioru, podstawa, początek biegu, dostęp i sposób usunięcia. Nie wdrażaj automatycznego kasowania bez oceny obowiązków dotyczących dokumentacji i otwartych spraw.
Przy organizowaniu analizy i ewidencji możesz poznać funkcje BRKPlus i porównać je z procesem w swojej firmie.
Czytaj w tym temacie
Podstawa prawna i źródła
Opracowanie: 10.10.2026. Źródła prawne odróżniamy od zaleceń organizacyjnych. Data opracowania nie oznacza zatwierdzenia przez prawnika.
- Rozporządzenie 561/2006 — zakres, jazda i odpoczynki
- Rozporządzenie 165/2014 — tachografy i rejestracja
- Ustawa o czasie pracy kierowców — tekst ujednolicony ELI
- Rozporządzenie 581/2010 — pobieranie danych
Materiał informacyjny, nie indywidualna porada prawna. Serwis promuje BRKPlus; program nie zastępuje oceny danych i właściwego zastosowania przepisów.
Uporządkuj rozliczenia swojej firmy.
Połącz wiedzę o procesie z narzędziem do analizy i ewidencji.
Załóż konto w BRKPlusSPOŁECZNOŚĆ TRANSPORTOWA
Poradniki również na Facebooku
Artykuły z naszego serwisu będą publikowane w grupie Pakiet Mobilności - Firmy Transportowe - Społeczność. Dołącz, aby śledzić kolejne publikacje.
Przejdź do grupy na Facebooku
